Dokudea, un pulso tecnológico a la crisis.

Álvaro Guerreiro, de 31 años y vecino de Barakaldo, coge el coche cada día para ir a trabajar a Dokudea. Y lo hace con mucha motivación. Trabaja en el proyecto estrella de Lantegi Batuak: un centro de excelencia en la gestión documental. En octubre, la organización abrió sus puertas en el barrio de Santa María de Getxo en una decidida apuesta por las nuevas tecnologías. Y, en estos tiempos de incertidumbre económica, cobra más interés una iniciativa empresarial de estas características, que combina la tecnología más moderna con la integración social. Entre los 31 empleados que integran su plantilla, 25 tienen alguna discapacidad. Como Guerreiro. Un valor añadido en todos los sentidos.

El centro ofrece la prestación de toda la gama de servicios de gestión documental, desde consultorías, soporte informático 'on line' y digitalización, hasta la custodia digital o acabar con la destrucción confidencial de papeles o datos. «Se trata de abarcar todo el ciclo de vida de un documento», resume Txema Franco, director general de Lantegi Batuak.

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Hitachi y Baratz se alían para ofrecer gestión documental a empresas.
El acuerdo al que han llegado las dos entidades, y que abarcará todo el territorio español, incluirá una estrategia de comercialización conjunta y diferentes acciones de marketing para impulsar la adopción de soluciones inteligentes de archivado de documentación y contenidos.
“La experiencia de Baratz en este entorno, junto con la fiabilidad y experiencia de Hitachi en almacenamiento, constituyen un factor diferenciador para responder a las necesidades del mercado”.
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Inventan un sistema de gestión documental para empresas andaluzas.
Un sistema para gestionar la documentación en diez empresas andaluzas ha sido creado por el Centro Europeo de Empresas e Innovación de Málaga (Bic Euronova) y la empresa OyGA (Organización y Guarda de Archivos, S.L), entidades ubicadas en el Parque Tecnológico de Andalucía (PTA), en Málaga. "Es una especie de archivo digital para la organización de la documentación de una empresa", explica Sandra García, responsable de proyectos de Bic Euronova, y ha especificado que se trata de "un archivo seguro al que poder confiar todos los documentos, independientemente del formato en que se encuentren".
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Super-documentos.
Doocuments es una empresa innovadora que ha desarrollado una aplicación informática para trabajar con lo que denominan "superdocumentos". Son textos escritos en formato Word, Excel o Pdf que adquieren capacidades especiales. Por ejemplo, pueden avisar al usuario sobre quién ha accedido a ellos, desde dónde, cuándo, qué páginas visitó y durante cuánto tiempo.
También permite programar el acceso restringido a los documentos. Así, es posible ordenar que solo se puedan abrir desde la oficina. Aunque alguien se sepa la contraseña sería imposible verlos desde otro lugar.

La idea de Doocuments ha sido seleccionada entre más de un centenar de candidaturas como finalista del Investor Day. También les han llamado de las cadenas de televisión CNN y la Fox para hablar de su producto. Para utilizar este servicio se debe abrir una cuenta en http://www.doocuments.com/ y subir los textos a los que se desee aplicar la nueva herramienta. Se paga por cada encargo, pero los cinco primeros son gratuitos. El resto cuestan 0,99 euros.
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Ricoh España invertirá cinco millones para crecer en el negocio de gestión documental.
Ricoh España prevé invertir cinco millones de euros en los próximos tres años para crecer en el negocio de servicios de gestión documental. La compañía invertirá 300 millones en todo el mundo hasta 2013 con este objetivo.
Los planes para crecer en los servicios de gestión documental, dirigidos a administraciones públicas y empresas de más de 250 trabajadores, incluyen la ampliación de la plantilla de Ricoh España, que este año supondrá la incorporación de unas 25 personas.
El director de Marketing de Ricoh España, Eduard Farga, ha argumentado que pese a las restricciones crediticias y el recorte presupuestario en las empresas, la inversión en mejoras de la gestión documental permite ahorrar costes y ganar en eficiencia y productividad.
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Lantegi Batuak abrirá a finales de 2011 un centro de gestión documental en Getxo.
La organización Lantegi Batuak abrirá a finales de 2011 las nuevas instalaciones del centro de gestión documental Dokudea, que agrupa todos sus servicios de gestión documental, en la localidad vizcaína de Getxo, tras una inversión de 3,6 millones de euros.
Según han informado sus responsables, Dokudea (http://www.dokudea.com/) ofrece "el ciclo completo y certificado que comprende la recogida de la documentación, digitalización y posterior eliminación", garantizando "la máxima calidad y seguridad" en el proceso. Asimismo, comprende servicios complementarios de custodia y consulta de documentos.
Dokudea cuenta en la actualidad con una cartera que supera los 40 proyectos, tanto institucionales como privados. La plantilla del centro asciende a 28 personas, de las cuales 21 cuentan con algún tipo de discapacidad.
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Hitachi facilita la gestión electrónica de expedientes a las AAPP.
Hitachi Content Platform (HCP) es el nombre de la nueva plataforma que Hitachi Data Systems ha puesto a disposición de las Administraciones Públicas para ayudarlas a adoptar la norma de intercambio registral, SICRES 3.0, para normalizar la interoperabilidad entre las distintas oficinas de registro.
Específicamente, la entrada en vigor de esta norma permitirá el intercambio de datos registrales entre distintas oficinas de registro de documentos (incluyendo los documentos electrónicos) y se implantará un modelo registral y de intercambio de registros que garanticen la seguridad e integridad de los documentos.
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Dos historiadores fundan una empresa archivística en Asturias. Trabajan para ordenar el caos con poco más que sus manos, un equipo informático y mucha paciencia. Misael Arturo López y María Gómez son una pareja de historiadores gijoneses que se pasa media vida entre cajas cargadas de papeles que alguien almacenó algún día sin ningún criterio. Desde que fundaron hace unos meses su empresa, Archistec, para la gestión documental de archivos, estos dos jóvenes no han parado ni un minuto de leer y analizar los miles de textos que llenan las estanterías de numerosas empresas.
«En el mundo anglosajón este tipo de empresas funciona muy bien y creímos que en Asturias la idea podía tener éxito», dice María Gómez, que reconoce que «al principio, estábamos un poco desbordados, pero poco a poco hemos cogido confianza y ahora no paramos de trabajar».
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Integrar con un escáner.
Usoa, una empresa del Ayuntamiento de Barakaldo que emplea a discapacitados, pone en marcha un taller de digitalización de textos.
Usoa se especializó en sus primeros años en confeccionar uniformes y ropa de trabajo, pero el declive de la industria textil le obligó a buscar nuevos campos de trabajo. "Vimos la necesidad de reubicar a mucha gente en otros servicios, donde la deslocalización fuera difícil o costosa, labores con mucha mano de obra, que no sean fácilmente mecanizables". De ahí surgió la idea de crear un taller de digitalización de documentos, en el que hoy trabajan cerca de 20 personas.
Desde que se pusiera en marcha el servicio en 2006, Usoa ha conseguido facturar 200.000 euros por este concepto. El servicio cuenta entre sus clientes con varios municipios de Vizcaya y el Consejo Regulador de la Denominación de Origen Rioja.
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La malagueña Yerbabuena abre delegación en el Silicon Valley.
La firma malagueña Yerbabuena Software, centrada en soluciones de gestión documental inteligente, abrirá una oficina en la incubadora de empresas US Market Access Center de la ciudad californiana de San José para estrechar las relaciones comerciales que tiene con sus clientes del continente americano, que suman el 15% del total.
Entre los proyectos desarrollados por la empresa figura un sistema de gestión de correspondencia en Mercacórdoba mediante el cual las cartas, una vez escaneadas, se distribuyen según los departamentos a los que se dirigen y según sus destinatarios, entre otras operaciones. El objetivo ahora es desarrollar estos sistemas para dispositivos móviles, ya que «en poco tiempo la gestión documental los utilizará continuamente».
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GESEIN resulta adjudicataria de un nuevo contrato para la actualización del Sistema de Gestión Archivística PARES con el Ministerio de Cultura.
GESEIN, empresa española especializada en la prestación de servicios y consultoría en tecnologías de la información, ha resultado adjudicataria de un nuevo contrato para la prestación de servicios de actualización de las funcionalidades en el Módulo Descripción del Sistema de Gestión Archivística PARES, convocado por el Ministerio de Cultura.

GESEIN llevará a cabo una evolución del módulo de índices para aplicar la nueva norma de Elaboración de Puntos de Acceso, herramienta que será uno de los elementos estratégicos en la incorporación del multilingüismo. El módulo de índices constará también de otra herramienta para la elaboración de Tesauros, interoperable con el CIDA (Censo-Guía), institución encargada de la normalización de puntos de acceso, y con las herramientas del Módulo de Autoridades Archivísticas. Los puntos de acceso de indización y autoridades darán lugar a la creación de registros de autoridades y de tesauros de índices que servirán para la creación de herramientas de difusión de contenidos culturales archivísticos adaptados a la filosofía de la Web 2.0.
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Un cerebro para reducir papel en la oficina.
La visión futurista de las oficinas proclamada por la revista Newsweek Bussiness en 1975 profetizaba que tras la irrupción de los ordenadores el papel sería innecesario. Sin embargo, tres décadas después uno de los problemas es el almacenamiento y el traslado de toneladas documentos.
Conscientes de esta realidad cotidiana, la consultoría bilbaina Serikat ha decidido aportar una solución a la gestión documental de las empresas al comercializar un software (IMG), que permite mejorar el almacenamiento de los archivos.
En la práctica, el sistema comienza cuando el cliente pasa su documento en papel por un escáner que reconoce el archivo e introduce su información en la base de datos del ordenador. Es entonces, cuando el software registra el documento, lo almacena en el sistema y ofrece al usuario un acceso directo para su consulta. "La herramienta guarda de manera centralizada los documentos para que pueda acceder a ellos en el momento que lo necesite".
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Nace DocOnYou con el fin de llevar la factura electrónica a la pyme.
DocOnTime, compañía especializada en soluciones de facturación electrónica 2.0, ha anunciado la creación de su nueva empresa DocOnYou que tiene como objetivo facilitar la adopción de la e-factura en Pymes, familias o profesionales liberales.
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OKI y ZeroComa asaltan el mercado digital
Tras la firma de un acuerdo, podrán ofrecer una solución conjunta para la digitalización certificada y la facturación electrónica. El objetivo de ambas compañías es penetrar en un mercado muy competitivo, y en el que ZeroComa ya tenía cierta presencia.
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El Servicio Cántabro de Empleo adjudica su plataforma de i-Administración para la gestión de expedientes.
Según la empresa adjudicataria Guadatel, se posibilita la consulta del estado de la tramitación, la identificación y autenticación haciendo uso de plataformas de firma electrónica avanzada (DNI electrónico), el registro, notificación y compulsa electrónica y el pago telemático.
G-ONCE, que es el nombre de la plataforma, está diseñada con el objetivo de aportar una serie de beneficios a todas las partes implicadas en la implantación y empleo de un sistema de estas características: ciudadano, administraciones y empleado público.
Guadaltel también implantará su plataforma de i-Administración en la Universidad de Córdoba y en los ayuntamientos de Barakaldo y de Huelva.
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Casi 1,5 millones de kilómetros de documentos inventariados en la web.
Casi un millón y medio de kilómetros de documentos (1,4), o lo que es lo mismo, 3,6 veces la distancia de la Tierra a la Luna, son los que tiene inventariados online la empresa de gestión documental Iron Mountain, que estos días celebra su acuerdo con Endesa por el que gestionará sus documentos durante seis años.
El servicio que ofrece a sus clientes Iron Mountain conlleva la creación de un directorio o inventario en la web de todos los documentos generados por la empresa en cuestión. Así, el cliente puede acceder a un listado de estos documentos para solicitar posteriormente el envío, bien en formato digital, bien en papel.

Endesa ha firmado un acuerdo con la empresa de gestión de 5 + 1 años del que aún no se conocen términos económicos. El acuerdo incluye la gestión y custodia del archivo físico de Endesa en la Península Ibérica, así como los servicios de digitalización bajo demanda para poder realizar consultas 'electrónicas' a la documentación.
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Miles de datos confidenciales, a salvo de espías y robos en hangares seguros.
Administraciones públicas y empresas privadas confían sus documentos más sensibles a sociedades como la alavesa Custar, que actualmente almacena en sus instalaciones de Vitoria más de 200.000 contenedores con cientos de miles de archivos tales como expedientes administrativos, historiales clínicos, datos fiscales de los contribuyentes o procesos productivos de multinacionales.
Los documentos son custodiados por esta empresa en hangares repartidos por la capital alavesa que, por motivos de seguridad, carecen de cualquier elemento identificativo de la actividad que se desarrolla en ellos.
Custar presta servicio de custodia de todo tipo de documentos en formato papel. Tras su clasificación se crean unas bases de datos y se archivan en unos contenedores especiales que los preservan de la luz, del polvo y de la humedad para evitar su deterioro.
Los contenedores no están identificados con los nombres de los clientes y únicamente figuran en los mismos unos números que son los que sirven a la empresa para buscar la información que requieren consultar los propietarios de los documentos.
Si el cliente necesita un dato determinado se busca y se envía a través de procedimientos seguros, o bien por internet, mediante un sistema de claves, o por valijas especiales con sellos de protección, por lo que la cadena de seguridad nunca se rompe.
Además del papel, esta empresa se hace cargo desde hace unos meses de la custodia de datos almacenados en soportes magnéticos y ópticos (discos duros, vídeos, DVDs o CDs) que se guardan en una cámara llamada "Faraday" recubierta de un acero especial, lo que impide que entren en el habitáculo ondas electromagnéticas que puedan dañar la información.
En esta cámara se controla la temperatura y la humedad y los soportes son introducidos en unos maletines candados que sólo pueden abrir los clientes.
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La empresa malagueña Tedial digitalizará el archivo histórico de vídeo de RTVE.
La empresa Tecnologías Digitales Audiovisuales (Tedial), instalada en el Parque Tecnológico de Andalucía (PTA), en Málaga, llevará a cabo durante los próximos cuatro años la digitalización de más de un millón de cintas de vídeo de diversos formatos de Radio Televisión Española (RTVE), incluyendo diferentes generaciones de Betacam -IMX, SX, SP y digital- y formatos más antiguos, como U-matic, pulgada y cine.
Tedial es una compañía de alta tecnología, especializada en la gestión de activos audiovisuales y procesos de control.
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Adapting participará en el comité de normalización de gestión de documentos de AENOR.
Dentro del subcomité AEN/CTN50/SC1 – (Gestión de documentos y aplicaciones) Adapting asumirá tareas de análisis y localización de normas y documentos técnicos internacionales, relacionados con requisitos funcionales para ERMS (electronic records management systems), como son los requisitos de Moreq2 (Model Requirements for the management of electronic records) y los requisitos funcionales del ICA (International Council for Archives).
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Multitec informa sobre las ventajas de la digitalización de documentos.
El Centro de Conocimiento Sobre Administración Pública Electrónica de la entidad pública Aragonesa de Servicios Telemáticos (AST) organiza un encuentro bajo la denominación 'Optimización Documental', en el que la empresa aragonesa Multitec ofrecerá su experiencia profesional, relacionada con la digitalización y conversión de documentos en papel.
Las principales ventajas de la digitalización pasan por el ahorro de costes en tiempo y espacio, el hecho de que se puedan consultar los documentos simultaneamente en varias sedes y la mejora de la seguridad. La cita, que está abierta a todas aquellas personas interesadas en el tema, tendrá lugar mañana día 3 a las 10.00 horas en el Aula de Formación del Centro de Conocimiento, ubicado en el Parque Tecnológico Walqa (Huesca).
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