Proceso de digitalización certificada.
Es uno de los problemas que se presentan durante la implantación de digitalización en las áreas de Registro de las Administraciones.

Los servicios corren riesgo de colapsarse si los funcionarios deben digitalizar al momento todos los documentos que aportan los ciudadanos.
Las empresas están comenzado a ofrecer diversas soluciones para este problema común:

Digitalización de documentos en la AEAT.
La conjunción de la tecnología CryptoSign Server de Realsec junto con el escáner IntelliScan XDS de BancTec va a permitir la digitalización de documentos de carácter general y legal.
Ambas tecnologías, ya instaladas en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), consiste en la implantación de servidores de firmas en un escáner de alta producción, para captura de imágenes firmadas digitalmente, con la finalidad de archivar en formato electrónico y no físico, con el fin de ahorrar costes de almacenamiento, archivo, custodia, búsqueda, etc.
IntelliScan XDS captura 240 documentos por minuto (aprox 14000 doc/hora), mediante alimentación automática. Incluye un OCR y un código de barras que interpreta los datos del documento, para poder ser insertados en el sistema de Gestión Documental del cliente.
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La Agencia Tributaria homologa el software de digitalización de facturas de Atos Origin.
Atos Origin ha obtenido la homologación de su software de digitalización de facturas Delfos Web Scan V1.0 por el Departamento de Informática de la Agencia Tributaria.
La solución de digitalización certificada Delfos Web Scan V1.0 utiliza un certificado digital que establece expresamente el carácter de original a todos los efectos del documento electrónico resultante tras el escaneo, permitiendo la eliminación de la factura en papel.
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Consultar la lista de todo el software homologado

La factura digital ahorra tiempo.
La Digitalización Certificada, aceptada legalmente por la Administración Pública desde 2007, supone un ahorro de 75 días al año en tiempo de trabajo de un empleado en una empresa que recibe 300 facturas al mes.
Todo comienza con el escaneo de una factura, momento en el que el sistema añade la firma electrónica y opcionalmente, el sello de tiempo. La Ley especifica que entre el escaneo y la firma no puede haber intervención del usuario.
Posteriormente el documento pasa a formar parte de la base de datos con la información asociada a la factura, sobre la que se puede incluir manualmente el número de factura, el CIF y/o nombre del emisor, la base imponible, etc.
Un sistema sencillo y rápido de almacenar información que a su vez facilita la búsqueda avanzada a través de diversos criterios, lo que simplifica enormemente la localización de documentos. Además, y también de forma sencilla, es posible definir políticas de back-up.
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DigitalDOCU Capture: digitalización certificada.
En este vídeo podéis ver cómo funciona DigitalDOCU Capture. Es un software homologado por la AEAT para la digitalización certificada. La herramienta puede usarse de manera gratuita vía web.
(Subid el sonido de vuestro ordenador, porque se oye muy bajitooooo...)

Ricoh lanza @Factura, su solución para la Digitalización Certificada.
Ricoh presenta el multifuncional @Factura, un equipo integrado que trabaja con el software Legal Snap Scan, y que garantiza el total cumplimiento de la normativa porque según dice Ricoh "es el único que asegura la integridad del documento desde su escaneo. La Agencia Tributaria no permite correcciones una vez se ha creado la imagen escaneada y con otros escáneres de sobremesa no es posible asegurar que la imagen no ha sido modificada antes de importarla al sistema".

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¿Digitalización Certificada de Facturas? ¡¡¡Cuidado!!!
Jorge Calatayud, de Kernel Doc, escribe este artículo donde advierte de algunos de los problemas de la digitalización certificada de facturas:
"Si un proceso de estas características se realiza de forma errónea, el problema (de existir) queda en estado latente hasta que se realiza una inspección de Hacienda: El auditor pide acceso a los datos y comprueba que éstos no son validos, porque el proceso se hizo erróneamente.
Lo que asusta aquí es que pueden haber pasado 3 ó 4 años y las facturas de todo ese período estarán destruidas; y son esas facturas papel son las que pedirá el inspector cuando compruebe que el documento electrónico no cumple con la normativa. Ya podemos imaginarnos las consecuencias, ya que el papel fue destruido…
Se incluye una firma electrónica, pero no siempre los productos ofertados hacen la verificación ante los notarios virtuales.
En muchos casos, las soluciones ofrecidas, aportan la “certificación” mediante una firma electrónica. Esta firma cumple en parte con la normativa, porque no se verifica que esa firma o certificado esté vigente en el momento de su utilización, las empresas certificadoras son las que actúan de Notarios virtuales, aportando el “sello en el tiempo” y “la no revocación”. Este último paso, en muchos casos no se hace, no hay una comunicación ON LINE para la verificación, solo hay un procedimiento local".
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La Agencia Tributaria homologa la digitalización certificada de DocuWare.
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha homologado la versión actual del sistema de gestión documental, DocuWare 5.1, dando plena validez legal y fiscal a la conservación en formato electrónico de las facturas digitalizadas y otros recibos y documentos escaneados, permitiendo, de este modo, la destrucción de los originales en papel.
La lista de software homologado por la AEAT hasta el momento se puede consultar aquí.

Kyocera apuesta fuerte por la digitalización certificada
Con el fin de facilitar a las empresas la digitalización certificada de las facturas, Kyocera ha dado a conocer su solución integral llave en mano KYOfactura Proveedores.
La solución de digitalización certificada de documentos se compone de los siguientes elementos: un equipo multifunción con escáner color –200 x 200 ppp en formato PDF/TIFF, envío FTP y conexión a red–: controlador de digitalización certificada; software de digitalización aprobado por la Agencia Tributaria; y certificado digital –existen dos modelos, el exclusivo para la firma electrónica y el que pertenece a una persona jurídica. Ambos cumplen con las normativas de la Unión Europea y tienen una validez de dos años–.
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HP y ZeroComa lanzan al mercado una solución paquetizada de Digitalización Certificada.
El acuerdo entre HP y ZeroComa tiene como objetivo que los usuarios, al adquirir un escáner HP, tienen la posibilidad de obtener una versión Lite de EdasFacturas, lo que les permitirá el acceso a la Digitalización Certificada.
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Tramitación Electrónica de Documentos: Administración Electrónica y Empresa.
El asesor de la IPSA y profesor de la Carlos III, Carlos Galán, apunta las causas que deberían llevar a las empresas a pasarse a la tramitación electrónica en SiliconNews.

La llamada digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros documentos de naturaleza tributaria que, en virtud de lo dispuesto en la Orden EHA/962/2007 y Resolución de desarrollo de 24 de octubre de 2007, ha venido a promulgarse de la mano de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, ha abierto sin duda el camino que está siguiendo en la actualidad el borrador del próximo Reglamento de desarrollo de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico del Ciudadano a los Servicios Públicos. El Reglamento verá la luz en breve plazo, junto con los Esquemas Nacionales de Interoperabilidad, que desarrollan algunas cuestiones de naturaleza técnica y operativa.
En base a lo dispuesto en la precitada Orden Ministerial, sólo aquellos sistemas de digitalización que estén convenientemente homologados por la AEAT podrán ser usados para digitalizar los documentos en papel objeto de la norma, posibilitando la destrucción de los originales, y siendo únicamente necesario conservar los documentos electrónicos obtenidos, con plena validez legal.
"Nuestra recomendación final es, por tanto, que las empresas deben considerar, de manera urgente, mecanismos que les permitan incorporar la tramitación electrónica de documentos a sus esquemas productivos o de gestión habituales; sabiendo que es muy posible que la competencia ya lo esté haciendo, asegurándose, por tanto, una mayor eficacia y un cumplimiento legal absoluto".
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Documentos electrónicos en la banca española.
La jornada organizada por Financial Tech Magazine con el patrocinio de Adobe Systems, bajo el título 'Un nuevo entorno tecnológico para la banca comercial', abordó el nuevo escenario normativo y tecnológico al que se enfrenta el sector financiero.

Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva, fue el primero en resaltar dos de los puntos más fundamentales: por un lado, el hecho de que “España ha sido el primer país del mundo en legislar la digitalización certificada”, y por otro, cómo desde el 1 de enero del presente año “las entidades financieras están incumpliendo con la Ley 56/2007, en virtud de la cual están obligadas a disponer de medios de interlocución telemática con sus clientes”. Este incumplimiento –tras el cual, la Administración aún no ha puesto en marcha un régimen sancionador-, se debe más bien al hecho de que “los procesos de gestión documental de la banca siguen a la antigua usanza”, precisó Inza, “dificultando la gestión de los archivos electrónicos”. Este será, pues, uno de los primeros retos a los que habrá de enfrentarse la banca a corto plazo.

El escenario es propicio para ello, puesto que como señaló el presidente de Albalia Interactiva, “a pesar de que no existen equivalencias funcionales entre el mundo físico y el digital –en éste, el concepto de ‘original’ no existe-, contamos con un contexto de documento electrónico con los suficientes instrumentos para que sirva como evidencia electrónica”. Incluso, en el caso específico de los contratos, es posible digitalizarlos: “tan sólo es necesario realizar una novación, comunicando la digitalización del documento a la otra parte y dando como resultado un nuevo contrato pero con idéntico contenido que el primero”.

Inza estructuró en tres los elementos básicos de infraestructura para una digitalización certificada: firma electrónica (cuyas mejores tecnologías son el PDF y el XML), la custodia (con carácter probatorio) y la conversión de documentos. En este último punto, XML es la tecnología más empleada, pero “presenta algunos problemas para su visionado que bien pueden resolverse mediante los formularios inteligentes de Adobe”, matizó el experto.

En su repaso normativo, Inza recorrió el amplio conjunto de leyes promulgadas en 2007, con especial hincapié en la Ley 22/2007, de contratación a distancia de servicios financieros.
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IV Congreso Nacional de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada.
La Asociación Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica y Comunicaciones, Asimelec, celebrará el próximo miércoles en Madrid el IV Congreso Nacional de Facturación Electrónica y Digitalización Certificada.
La cita es en el Auditorio de la Secretaría de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información (SETSI) de Madrid y los interesados en acudir pueden formalizar su inscripción en este enlace.
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La Agencia Tributaria homologa un software de la Universidad de Murcia.
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha homologado el software desarrollado por la Universidad de Murcia, que permite convertir las facturas en papel en documentos electrónicos certificados, según informaron fuentes de la institución docente en un comunicado.
La Universidad de Murcia se convirtió así en la primera universidad española que obtiene la homologación de la AEAT para la digitalización certificada de facturas, gracias a su software propio, llamado 'FactUM', que puede crear copias válidas y eficaces de las facturas y documentos sustitutivos que se emita en soporte papel.
De esta manera, el sistema, que va a propiciar que se trabaje con las imágenes de las facturas emitidas en papel, se aplicará a cualquier documento emitido por las administraciones públicas o los aportados por los ciudadanos en soporte papel.
Estas copias electrónicas gozarán de la misma validez y eficacia que el original, eliminando la necesidad de conservación de este tipo de documentos en formato papel.

En la página de la AEAT se pueden consultar los otros 14 softwares homologados hasta el momento.
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La factura electrónica y la digitalización certificada en tu impresora.

Los equipos multifunción (escáner, fax, fotocopiadora, impresora) van un paso más allá. A sus funciones se ha añadido la facturación electrónica y digitalización certificada.

Por ejemplo, los equipos multifunción de Xerox llevarán integrará la solución de facturación electrónica y digitalización certificada de EdasFacturas.

Esta solución incrementará la productividad y eliminará la barrera del precio, "algo que preocupa siempre a pymes y autónomos”.

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El documento electrónico, nuevo horizonte para la práctica judicial.
Artículo donde se mantiene la tesis de que es necesario extender la digitalización certificada de documentos en papel, concepto introducido normativamente el pasado año por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, a la Administración de Justicia: "Esta posibilidad ha sabido conjugar la necesidad de informatizar el documento-papel con la exigencia de mantener lo que nos gusta denominar la cadena de la legalidad".
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