Súmate a la construcción del conocimiento para preservar el futuro.

El Archivo General de Colombia invita a la comunidad archivística a participar en el micrositio del Sistema Integral Nacional de Archivos Electrónicos. El AGN, además hace extensiva la invitación a ingenieros, abogados y público en general, a registrarse y participar activamente en el micrositio del SINAE www.preservandoparaelfuturo.org en el cual la Entidad abre un espacio de participación ciudadana, para que los interesados puedan contribuir en la construcción de conocimiento y de los lineamientos que regirán la gestión de documentos electrónicos en el país.

Publicadas las normas UNE-ISO 16175.

Están publicadas las normas UNE-ISO 16175 partes 1,2 y 3. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica.

El objetivo de estas normas es proporcionar un conjunto de requisitos funcionales para el software destinado a la producción y gestión de documentos electrónicos en entornos de oficina. Pero la aplicación de este conjunto de requisitos no se limita al desarrollo de software de gestión de documentos electrónicos, también se dirige a cualquier otro producto de software (de gestión de información o de gestión de actividades específicas) que incorpore funcionalidades de gestión documental.

Nueva versión del Standard d’Echange de Données pour l’Archivage (SEDA)

Se ha publicado la versión 1.0 de SEDA, estándar francés para la transferencia de información entre servicios de archivos.

SEDA define de manera formal:

a) las transacciones por escenarios (diagramas de secuencias en UML) b) la forma de mensajes intercambiados en el curso de las transacciones (por esquemas XML).

Toda la documentación sobre el estándar se encuentra disponible en la web: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/seda/

Promueven tecnología para eliminar en su totalidad archivos digitales,

Una destrucción completa de los datos almacenados en un dispositivo electrónico es lo que ofrece la tecnología utilizada por el primer Laboratorio Nulificador de Archivo Muerto Informático en México. Con este desarrollo, las empresas, organizaciones gubernamentales y civiles pueden garantizar a sus clientes o usuarios la eliminación certificada de su información sensible y confidencial.

Uno de los tres servicios del Laboratorio es Clear-Rec, en el cuál se emplea un sistema computarizado que escribe un código de números y letras varias veces sobre la información para ser borrada.

En caso que no se desee volver a utilizar el medio magnético (dispositivo de almacenamiento de información), Nuler es el servicio indicado mediante un degausser se encarga de destruir el área de lectura y escritura, para que no pueda volver a recuperarse ningún tipo de información.

La empresa también cuenta con el servicio Out-Rack, donde se desmantelan los medios magnéticos que quedan obsoletos después de eliminar los datos y el archivo muerto informático, para reciclar los componentes hasta en 70 por ciento.

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INSIDE - Infraestructura y Sistemas de Documentación Electrónica.

El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas pone a disposición del resto de administraciones InSide, gestor documental que cumple los estándares CMIS (Content Management Interoperability Services) para la gestión documental de los expedientes y documentos electrónicos, según lo especificado en las normas técnicas del Esquema Nacional de Interoperabilidad. 

De esta manera, se almacenan los documentos, firmas, metadatos, versiones de un mismo documento, etc. y permite su consulta y gestión por medio de servicios web para la integración con cualquier aplicación que desee gestionar sus documentos de acuerdo con lo especificado en las normas ENI. 

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La documentación de archivos debe alinearse a las nuevas tecnologías.

Con la llegada de la Web II es necesario establecer diálogos de manera conjunta y prepararnos para un nuevo reto relacionado con la gestión de los archivos electrónicos, considera Alicia Barnard Amozorrutia, escritora y coordinadora del libro “Archivos Electrónicos, textos y contextos”.

Durante la presentación de esta obra editada por el Archivo Histórico de la BUAP, la especialista, quien trabaja en archivos electrónicos desde hace más de 10 años, señaló la necesidad de enfrentar estos temas:

“Ahora tenemos que la Web II hace cinco años revoluciona las formas de tecnologías y encontramos documentos de archivo en Faceboock o Twiter, necesitamos en el país hacer algo, porque viene otro tsunami y no podemos rezagar decisiones, tenemos que sentarnos seriamente para ver cómo le entramos al toro por los cuernos”.

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Archivo Electrónico: ISO/FDIS 14641-1

ISO/FDIS 14641-1, trasposición de la norma francesa NF Z 42-013, ha sido validada después de 6 años de trabajo. Un proyecto que debe mucho a los expertos franceses de Aproged (Association des Professionnels pour l'Economie Numérique).

La parte 1 (Electronic archiving -- Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation) de la norma ISO 14641 ha sido validada por 14 de los 15 países miembros del TC 171-SC3.

La norma 14641-1 debería estar disponible durante el 1º trimestre de este año 2012.

Como continuidad a esta norma, han sido propuestos a ISO otros 2 proyectos: un proceso de certificación de sistemas de archivo electrónico en referencia a la norma ISO 14641-1 y un estudio sobre la selección de soportes de almacenamiento para el archivado a largo plazo.

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El hash, la firma electrónica, el sello de tiempo y otros misterios...

Os recomiendo este vídeo: "Infraestructura de clave pública: Marcas de tiempo en documentos", donde Juan Pechiar explica de forma amena algunos conceptos básicos sobre documentos electrónicos: como el hash de un documento, la firma electrónica y el sellado de tiempo.

Envejece los archivos digitales.

IBM ha presentadado la patente de un sistema que permite ver cómo los archivos digitales envejecen.

Para que su propietario advierta la antigüedad de los mismos ya no deberá consultar la fecha de creación. Bastará contemplar su degradación, similar a la que se produce en un documento en soporte papel.

Un documento en word o una foto en jpeg con 20 años de antigüedad presentarían un deterioro similar al que puede padecer un documento de papel o una fotografía impresa.

El sistema ofrecería la comparación del estado digital original del archivo y su degradación. El propietario podría escoger qué tipo de archivos somete a este deterioro virtual.

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Obama quiere modernizar la gestión de los documentos de su administración.

El presidente Obama ha solicitado, en un memorandum dirigido a los jefes de los organismos y agencias del poder ejecutivo, una modernización de la gestión documental, con un mayor énfasis en los documentos electrónicos.

La Casa Blanca dice que es el paso más importante para mejorar la gestión documental desde la administración Truman, hace 60 años.

Para Obama, el actual sistema se basa en un enfoque obsoleto y se debe avanzar en el proceso digital, para que el público estadounidense pueda tener acceso a una información clara y precisa de las decisiones y acciones del gobierno: "una administración adecuada de documentos es la columna vertebral del gobierno abierto".
El primer paso es una evaluación de los sistemas de gestión, que incluyen correos electrónicos, medios de comunicación social y datos almacenados en servicios en la nube.
Tras los resultados, NARA planea una Directiva que pretende establecer un marco para la administración de documentos electrónicos.

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Los Test Centres de Moreq2010.

A principios de este año, el Foro DLM anunció la publicación de MoReq2010.

El Foro DLM está ahora tratando de establecer centros acreditados de prueba en toda Europa, para llevar a cabo un programa de evaluación permanente de los productos de software según la especificación MoReq2010.

Cualquier organización independiente que cumpla con los requisitos de calificación puede solicitar acreditación como un Centro de Pruebas de MoReq2010.

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Los pilotos de United Continental llevarán los planes de vuelo en el iPad.

La norteamericana United Continental Holdings ha decidido sustituir los pesados planes de vuelo en papel por documentos electrónicos que sus pilotos llevarán en sus iPad. De hecho, la compañía ya está repartiendo 11.000 terminales entre sus pilotos. Cada iPad, que pesa menos de 600 gramos, reemplazará aproximadamente 17,2 kilogramos de papel en manuales de operaciones, cartas de navegación, manuales de referencia, listas de control de vuelo, libros de registro e información del tiempo, de cada bolsa de vuelo de los pilotos. Una bolsa de viaje convencional llena de material en papel contiene un promedio de 12.000 hojas de papel por piloto.

Además, este nuevo sistema permitirá a lo pilotos acceder de forma rápida y eficiente al material de referencia sin tener que manejar miles de hojas de papel “y reducen el desorden en la cabina de vuelo”. Además, ello permitirá actualizaciones inmediatas de los planes y manuales de vuelo sin tener que esperar a que se les entreguen copias en papel.

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El título electrónico llega a 8 universidades.

Unos 20.000 estudiantes que finalizan sus estudios este año en las universidades de Almería, San Jorge de Zaragoza, Burgos, Cádiz, Sevilla, Internacional Valenciana, Internacional de La Rioja y de Zaragoza podrán disponer del e-título, que da acceso a la copia digital auténtica del título que expide el rectorado correspondiente.

Hay otras 25 universidades que han comprometido su incorporación al proyecto en los próximos años. Esta solución ha sido fruto de un acuerdo entre Signe, empresa española especializada en la edición y fabricación de documentos de seguridad para instituciones, y Firmaprofesional. "La principal ventaja es la supresión de los costosos trámites de desplazamientos, compulsas y legalizaciones para demostrar la autenticidad de su titulación".

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El EDI cumple 20 años dominando el sector de la gran distribución

El Intercambio Electrónico de Documentos (EDI) acaba de cumplir 20 años, y sigue más vigente que nunca, especialmente en sectores clave como el de la gran distribución y la alimentación.

Internet ha venido a darle una “segunda juventud” a este formato, extendiendo su utilización a un mayor número de empresas, aportando una mayor rapidez, reducción de costes, integración y capacidad de procesamiento. Otra característica del EDI es que anteriormente estaba limitado a grandes compañías, pero ha quedado demostrado que la pyme se ha ido incorporando masivamente, y de hecho, cerca del 90% de sus usuarios pertenecen a este colectivo.

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¿Y qué es EDI? pues mejor que nos lo explique el abuelo de los Simpson...

Documento audiovisual electrónico fehaciente.

Con la Nueva Oficina Judicial (NOJ), el secretario judicial autorizará previamente la grabación del juicio y podrá seguir la sesión y las incidencias que se puedan producir desde su propio despach

Al finalizar, incorporará su firma electrónica al archivo que contiene la grabación, dotando así a éste de las garantías de autenticidad, integridad e inmodificabilidad exigidas por la ley.

Castellón utilizará una nueva aplicación, denominada "Arconte-NOJ", para crear un documento audiovisual electrónico fehaciente, en los términos previstos en la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, y con las condiciones exigidas en la legislación procesal para constituir, por sí mismo, el acta del juicio o vista.

Hasta el momento, sólo disponen del sistema el País Vasco y Logroño -Comunidades que tienen transferidas las competencias en Justicia- y capitales de provincia en las que el Ministerio mantiene sus competencias, Burgos, Murcia, Valladolid, Segovia, Ciudad Real, Cuenca, y Cáceres, entre ellas.

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Firma electrónica y documentos electrónicos

Julián Inza, Presidente del Grupo Interactiva, realizó esta conferencia en las jornadas genéricas de difusión y divulgación del DNIe, organizadas por INTECO y red.es, en Barcelona el 27 de Mayo de 2010

¿Interesante, verdad? Pues aquí va la 2º parte y la 3º parte.

Gobierno de Navarra aprueba un plan para generalizar los documentos electrónicos

El Gobierno de Navarra ha aprobado en su sesión de hoy un sistema de gestión de los expedientes y documentos electrónicos que generan las distintas unidades de la Administración Foral y un plan para implementarlo progresivamente en todos sus departamentos en un plazo de cuatro años.

Con estas medidas se pretende dar el "impulso definitivo" a la implantación de la Administración Electrónica, de manera que los expedientes en papel pasen a ser residuales tanto a nivel interno como en la relación de la Administración con el ciudadano.

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Presidential Records in the New Millennium

La gestión de los documentos electrónicos exige nuevas normas sobre su almacenamiento, preservación, acceso...y transferencia.

Una ley actual deja a las agencias federales de Estados Unidos un plazo de 30 años para entregar todos los documentos que deben conservarse a los Archivos Nacionales. Una receta para que documentos electrónicos se pierdan para siempre...

Es algo que ha intentado explicar el Archivero David Ferriero al abordar la legislación sobre gestión documentos electrónicos, ante un Comité del Gobierno de Estados Unidos.

El plazo de 30 años había sido apropiado en una era de papel ,cuando el único peligro eran las inundaciones e incendios. En la era electrónica, cuando las agencias transfieran sus documentos, éstos habrán quedado ilegibles...

Toda la sesión sobre la posible reforma de la legislación sobre gestión de documentos puede verse en el siguiente vídeo:

http://youtu.be/dfMJF1qQnL0

Archiveros de las administraciones locales se reúnen en Huelva para analizar los documentos electrónicos.
Archiveros de toda España, pertenecientes a la Mesa de Trabajo de Archivos de la Administración Local, se reúnen en Huelva con el objetivo de analizar el modelo básico para la gestión de los documentos electrónicos.
La XXIX edición de la Mesa de Trabajo congrega a 35 archiveros de diversas administraciones locales del territorio nacional.
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Informe del Consejo General del Poder Judicial al Anteproyecto de Ley reguladora del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación en la Administración de Justicia.
Texto del Informe del Consejo General del Poder Judicial al Anteproyecto de Ley reguladora del uso de las tecnologías de la información y de la comunicación en la Administración de Justicia.
En la futura Ley, el Título Tercero fijará las condiciones para hacer posible la íntegra tramitación electrónica de los procedimientos judiciales. Definirá y regulará el expediente judicial electrónico, dispondrá igualmente qué documentos tienen la consideración de documentos judiciales electrónicos y abordará una regulación de las copias electrónicas en función del formato del original. Además establecerá las condiciones en que se deben archivar los documentos judiciales electrónicos.
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