Paradojas (I).¿Puede un documento pertenecer a varias series documentales? Pues seguro que el 99,9%de archiveros entrevistados diría que NO, sin pensarlo demasiado. Cómo... imposible...!!!
Si observamos el diagrama de entidades de Moreq 2, un documento sólo puede ser clasificado dentro de una "clase", es decir dentro de una serie (tanto si forma parte de un expediente como si depende de la serie directamente). También en el esquema conceptual de la NEDA una unidad documental es clasificada dentro de una única serie.
Bueno, pues la ley 11/2007 en su artículo 32 dice:
-El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan.
-El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda.
-Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
¿Entonces un documento electrónico puede estar clasificado en diferentes series documentales, al estar incluido en diferentes expedientes? ¿Es el expediente el que pertenece de forma exclusiva a la serie? ¿Qué opináis?
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6 comentarios:
Hola!
Por lo que yo entiendo, sí que es posible en el ámbito "electrónico" puesto que se trata de agrupaciones virtuales para cuya conformación (tambien virtual) habrá de acudirse a documentos depositados en diversas bases de datos. Es el caso de los DNI. El mismo DNI de un ciudadano almacenado en un repositorio es susceptible de ser incorporado (también virtualmente) a tantos expedientes como afecten a dicho ciudadano... Ya se sabe, no tiene por qué incorporarlo a cada tramite si ya obra en poder de la Administración. Está claro que debemos empezar a replantearnos los esquemas...
Saludos.
Muchas gracias por tu comentario. Yo sigo dándole vueltas al asunto e intentando ver las implicaciones que tiene, por ejemplo en el expurgo de los documentos electrónicos, donde también habrá que replantearse cómo se va a funcionar...
Con todo respeto... si entras un poco más a fondo, el MoReq2 establece reglas para cuando un documento pertenece a varias series o para cuando un documento se encuentra en distintas ubicaciones.
Pues ya puedes perdonar, pero en el diagrama de entidades de Moreq2 la relación es exclusiva. ¿Me podrías decir, por favor, en qué requerimientos se habla de esta posibilidad? Como tienen su código es fácil que me remitas a él. Te lo agradecería un montón, yo desde luego no lo he visto y creo haberlo leído bien...
Muchas gracias
Ah, se me olvidaba, el propósito de este blog es compartir lo que sabemos. Cosa que en el ámbito de los documentos electrónicos es aún más necesario ¿no?
Bueno, pues siguiendo el consejo que me daban un poco más arriba he revisado otra vez el Moreq2 y en 3 ocasiones se plantea el caso:
3.4.24
5.3.10
5.3.18
No hay metadatos sobre estos requerimientos y en el diagrama de entidades sigo pensando que no se refleja.
Muchas gracias al "anónimo" por ponerme en la pista.
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